Elektronische Entgeltunterlagen
ab 01.01.2027 – was sich für Sie ändert
Zum 31.12.2026 läuft die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV aus. Für alle Tatbestände und Ereignisse ab dem 01.01.2027 sind die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen zum jetzigen Zeitpunkt nach § 8 Abs. 2 BVV daher elektronisch zu führen und vorzuhalten.
Vorab das Wichtigste:
Mit HANSALOG Global sind Sie auf diese Anforderung vorbereitet. Die hierfür erforderlichen Funktionen stehen Ihnen bereits heute zur Verfügung.
Was der Gesetzgeber verlangt
- Die prüfungsrelevanten Unterlagen sind elektronisch vorzuhalten. Zulässig sind die Formate PDF/A, PDF, TIFF, JPG, PNG und BMP – je Dokument eine Datei.
- Nach § 9a BVV sind die Unterlagen gegen unbemerkte Veränderung oder Löschung zu schützen, unveränderbar zu speichern und zu protokollieren (wer, wann, was). Sie müssen eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet sowie jederzeit lesbar verfügbar sein.
- Eine gesetzliche Zertifizierungspflicht besteht nicht. Die Beurteilung erfolgt ausschließlich anhand der vorgenannten Kriterien.
- Eine Nachdigitalisierung von Unterlagen aus der Zeit vor dem 01.01.2027 ist nicht erforderlich. Die Pflicht gilt ausschließlich für neu entstehende Tatbestände.
Wie HANSALOG Global diese Anforderungen abdeckt
HANSALOG Global stellt Ihnen die hierfür erforderlichen Funktionen bereit, insbesondere:
- Versionierung von Dokumenten
- Änderungsprotokollierung (Audit)
- Aufbewahrungs- und Anzeigezeiträume je Dokumentart
- Vergabe von Berechtigungsrollen je Benutzer
- Zuordnung der Dokumente zu Person und Zeitraum über die elektronische Personalakte
Im Rahmen einer Betriebsprüfung können Sie dem Prüfer die Unterlagen über den Dokumentenexport in frei definierbarem Umfang und Format bereitstellen. Alternativ ist die Anbindung eines externen, revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems (DMS) möglich.
Welche Einstellungen in Ihrer Installation sinnvoll sind, hängt von Ihren Abläufen und Ihrer Ablagestruktur ab. Gern unterstützen wir Sie bei der Prüfung und Parametrierung.
Hinweis zur euBP
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) kann die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV derzeit technisch nicht entgegennehmen (Stand: [2026/10]). Es besteht daher aktuell ausschließlich eine Vorhaltungspflicht, keine Übermittlungspflicht für diese Dokumente. Den Übermittlungsweg wird die Deutsche Rentenversicherung zu einem späteren Zeitpunkt bekannt geben.
Unsere Empfehlung bis zum Jahreswechsel
- Prüfen Sie, welche der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen in Ihrem Haus bislang in Papierform entstehen, und legen Sie fest, wie diese künftig in die elektronische Ablage gelangen.
- Lassen Sie Ihre Dokumentarten, Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen auf die Anforderungen des § 9a BVV hin durchsehen.
- Halten Sie Ihre Abläufe in einer Verfahrensdokumentation fest. Sie ist nicht Gegenstand der BVV, in der Prüfungspraxis jedoch hilfreich.
Ergänzend:
Mit HANSALOG VISION stehen Ihnen darüber hinaus weitergehende Möglichkeiten der digitalen Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie hierzu Informationen wünschen.
Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an unseren Support.