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Diese Beschreibung ersetzt keine Einrichtung durch einen Fachkundigen HANSALOG-Entgeltberater! Der Artikel dient als Nachschlagewerk um den Prozess der KUG-Abrechnung nachzuvollziehen oder einzelne Fragen der Handhabung zu beantworten.
Zur Abrechnung der Kurzarbeit müssen zunächst alle Lohnarten entsprechend ihrer Berücksichtigung geschlüsselt werden. Dazu müssen die Lohnarten im Brutto-Bereich im Feld „KUG / WAG berechnen“ auf dem Reiter „Steuer und SV“ geschlüsselt werden. Sie hinterlegen, wie die Lohnart (wenn Sie in der Abrechnung fließt) für den Mitarbeiter das Soll- bzw. das Ist-Entgelt beeinflusst. Es sind folgende Ausprägungen möglich:
| Ausprägung | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| 0 Loa nicht berücksichtigen | Die Lohnart wird für die KUG-Berechnung vollständig unberücksichtigt gelassen. | Einmalentgelte, SV-freie Zahlungen |
| 1 Sollentgelt | Die Lohnart erhöht ausgehend vom Betrag im Zahlungsbrutto das Sollentgelt. | Fiktive Bezüge, Ausfallstunden, Durchschnittsberechnungen |
| 2 Istentgelt | Die Lohnart erhöht ausgehend vom Betrag im Zahlungsbrutto das Istentgelt. | Mehrarbeit, KUG-Kürzung |
| 3 Soll- u. Istentgelt | Die Lohnart erhöht ausgehend vom Betrag im Zahlungsbrutto sowohl Soll- als auch Istentgelt. | Monatslohn, Gehalt, Feste Zulagen |
| 4 Sollentgelt nur SV-Betr | Nur der SV-pflichtige Betrag der Lohnart erhöht das Sollentgelt. | - |
| 5 Istentgelt nur SV-Betr. | Nur der SV-pflichtige Betrag der Lohnart erhöht das Istentgelt. | - |
| 6 Soll u. Istent. SV-Betr | Der SV-pflichtige Betrag der Lohnart erhöht sowohl Soll- als auch Istentgelt. | SFN-Zuschläge, Arbeitnehmerwandlungen zur bAV |
| 7 Qualifizierungsmaßnahme | Wenn Mitarbeiter während der Kurzarbeit an Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen, kann der Arbeitgeber die SV-Beiträge für diese Zeiträume zu 50% erstattet bekommen. | - |
| 8 Andruck Sollentgelt | Kann für eine fiktive Lohnart verwendet werden, um die Summe des Sollentgelts darzustellen. | - |
| 9 Andruck Istentgelt | Kann für eine fiktive Lohnart verwendet werden, um die Summe des Istentgelts darzustellen. | - |
Um die KUG-Abrechnung anzustoßen muss ein Auslöser in Form einer Lohnart in die Abrechnung gelangen. Entweder der Mitarbeiter muss KUG-Stunden, KUG-Krank-Stunden (Bundesagentur für Arbeit) oder KUG-Krank-Stunden (Krankenkasse) über die variablen Abrechnungsdaten erhalten. Die Lohnarten müssen die folgende Bezugsart haben.
| Bezugsart | Beschreibung | Erläuterungen |
|---|---|---|
| 28 | KUG-Stunden | Rückerstattung erfolgt über die Bundesagentur für Arbeit. |
| 33 | KUG-Krankstunden BA | Rückerstattung über die Bundesagentur für Arbeit, werden jedoch gesondert ausgewiesen. |
| 34 | KUG-Krankstunden KK | Rückerstattung über die Krankenkasse des Mitarbeiters. Es wird ein gesonderter Erstattungsantrag ausgegeben, der bei der entsprechenden Krankenkasse eingereicht werden muss. |
Krank im Bezug mit KUG stellt immer wieder ein Problem dar. Es gilt dabei klar zu differenzieren, wann ein Mitarbeiter erkrankt ist. Entscheidend ob ein Mitarbeiter Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes (KUG-Krank-Krankenkasse) oder Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall (KUG-Krank-Bundesagentur für Arbeit) erhält, ist daran zu unterscheiden, ob ein Mitarbeiter vor dem Monatsersten des Beginns des KUG-Gewährungszeitraumes erkrankt ist oder erst nach Beginn der Kurzarbeit erkrankt.
Beispiel: Der KUG-Gewährungszeitraum beginnt am 13.05.
| Erkrankungszeitpunkt | Lohnart | Erläuterung |
|---|---|---|
| 28.03. | KUG-Krank-KK | Der Mitarbeiter ist bereits vor dem Monatsersten des Monats erkrankt in dem der KUG-Gewährungszeitraum beginnt. |
| 30.04. | KUG-Krank-KK | Der Mitarbeiter ist bereits vor dem Monatsersten des Monats erkrankt in dem der KUG-Gewährungszeitraum beginnt. |
| 02.05. | KUG-Krank-BA | Der KUG-Gewährungszeitraum beginnt am 13. des Monats. Somit gilt der Kalendermonat Mai als Betrachtungszeitraum. Da der Mitarbeiter nach dem 01.05. erkrankt, wird der Mitarbeiter als Krank bei der Bundesagentur für Arbeit abgerechnet. |
| 16.06. | KUG-Krank-BA | Der Mitarbeiter erkrankt einfach während der Kurzarbeit. Die Bundesagentur für Arbeit ist für die Erstattung zuständig. |
Hinweis: Ein erkrankter Mitarbeiter kann nicht einfach mit Kurzarbeit abgerechnet werden. Die Kurzarbeit muss für den Mitarbeiter/die Mitarbeitergruppe geplant vorliegen.
Sofern eine Test- oder Echtabrechnung gelaufen ist, können in den „Diversen Abrechnungslisten“ die Ergebnisse der KUG-Abrechnung geprüft werden. Diese Listen stellen jeweils den Blick aus der Abrechnung dar und weisen somit z.B. auch die Differenzen „auf andere Monate“ aus. Alternativ kann jedoch der Druck der KUG-Listen „aus dem Lohnkonto“ erfolgen. Diese Listen stellen stets eine kumulierte Sicht auf einen Monat dar.
Im Menü im Bereich der Kurzarbeit findet sich die Möglichkeit die kumulierte KUG-Abrechnung für einen selektierten Monat zu wählen. Die Session erfragt dabei das „Datum“. Dieses bezieht sich auf den Monat, für den die KUG-Liste erstellt werden soll. Es sollte stets mit dem Monatsletzten belegt werden. Sofern das Datum „letzte Erstellung“ gesetzt wird, wird anhand der entsprechenden Teillohnkonten geprüft, ob nach dem angegebenen Datum Änderungen am KUG erfolgt sind. Sofern dies der Fall ist, wird in der Gesamtliste für den Personalstamm ein „K“ für Korrektur vor die Zeile generiert.
Für die Erstattung gilt ab dem 01.01.2022 dass die Sozialversicherungsbeiträge, die durch den Arbeitgeber getragen werden zu 50% erstattet werden können. Weitere 50% Erstattung kann der Arbeitgeber durch KUG-Qualifizierungsmaßnahmen (Weiterbildung während KUG - Voraussetzungen müssen durch den AG geprüft werden) erwirken.