In Verbindung mit der Abwesenheitsverwaltung im Personalmanagement gibt es die Möglichkeit Fehlzeiten zu exportieren.
Für den Export der Fehlzeiten sind folgende Informationen relevant:
__ Allgemeine Informationen__
Basis des Fehlzeitenexports sind die sog. „Fehlzeitenexportprofile“. Pro Profil können dabei eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden, die in der Folge beschrieben werden. Sollen z.B. zwei unterschiedliche Fehlzeitenexporte generiert werden, wären dies zwei Profile.
__ Grundsätzlicher Ablauf__
Der Fehlzeitenexport verwendet eine Protokolltabelle und dokumentiert dort exakt die Änderungen, die in der Maske Abwesenheiten erfolgen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Abwesenheiten manuell erfasst, über das Mitarbeiterportal gebucht oder ggfs. über einen Fehlzeitenimport eingeladen wurden. Auf Basis dieser Protokolltabelle erfolgt dann regelmäßig der Export der Daten. Dabei prüft das Programm welche Daten noch nicht exportiert wurden und führt dieses entsprechend durch. Dementsprechend kann die zeitliche Taktung des Exports frei definiert werden. Es könnte bspw. täglich, wöchentlich oder auch nur einmal im Monat erfolgen.
Im Fehlzeitenexport wird mit einem sog. „Übergabekennzeichen“ gearbeitet. Dieses teilt pro Datensatz mit, ob es sich um eine Neuanlage oder eine Stornierung handelt. Bei einer Änderung/Löschung einer Abwesenheit, die bereits exportiert wurde, exportiert das System immer zunächst einen Storno-Datensatz und dann ggfs. eine oder mehrere neue Datensätze.
__ Welche Daten werden exportiert?__
Im Fehlzeitenexportprofil können die gewünschten Abwesenheitsarten ausgewählt werden, die exportiert werden sollen. Dabei kann für den Export auch ein Mapping hinterlegt werden. Darüber würde z.B. gesteuert, dass die Abwesenheitsart „URL“ für Urlaub in HANSALOG in der Exportdatei als „100“ exportiert wird. Zusätzlich könnte über einen Operator eine flexible Protokollierbedingung hinterlegt werden. Hiermit würde z.B. gesteuert werden können, dass nur die Daten von Mitarbeitern aus einem bestimmten Abrechnungskreis exportiert werden sollen.
__ Aufbau der Datei und Dateiformate__
Für den Export der Fehlzeiten können aktuell die Formate CSV, XML oder ein fester Satzaufbau ausgewählt werden.
Zudem wird im Fehlzeitenexportprofil der Satzaufbau gesteuert. Hierfür stehen die folgenden Felder zur Verfügung: Mitarbeiternummer, Abwesenheitsart, Übergabekennzeichen, von-Datum, bis-Datum, Stammkostenstelle, LG-Personalnummer, LG Abrechnungskreis, Name, Vorname, Tagesfaktor der Abwesenheitsart. Außerdem kann bei Bedarf eine Konstante übergeben werden. Datumsformate können frei definiert werden.
Bei der Verwendung von CSV-Dateien können das Trennzeichen und auch die Feldüberschriften definiert werden. Bei einem festen Satzaufbau werden die Positionen der einzelnen Felder gesteuert. Für XML kann der Aufbau der Datei flexibel geregelt werden.
Das „Übergabekennzeichen“ kann ebenfalls frei definiert werden. Es kann sowohl für Stornierung als auch Neuanlage ein bis zu 6-stelliger String verwendet werden.
__ Häufig verwenderter Dateiaufbau__
In den meisten Fällen wird das CSV-Format für den Export verwendet. Ein typischer Aufbau der Datei ist dabei: Mitarbeiternummer, Abwesenheitsart, von-Datum, bis Datum, Übergabekennzeichen. Daraus ergeben sich bspw. folgende Musterdatensätze:
4711;URL;21.12.2021;23.12.2021;NEU 4712;URL;20.10.2021;21.10.2021;STORNO