Erstellen und Nutzen von Templates
Wird eine HR-Analyse gestartet, erscheint nachfolgende Abfrage.
Um eine Vorlage zu verwenden, ist es Notwendig, dass Sie zuvor im System hinterlegt wurde.
Vorlagen werden in der Maske „Vorlagen“ angelegt.
Über Hinzufügen wird ein neuer Datensatz angelegt.
Zunächst ist eine Nummer zu vergeben, über die dann die Verknüpfung zur Auswertung erfolgt. Die anderen Felder sind entsprechend der gewünschten Auswertung zu vervollständigen. (Siehe untenstehendes Beispiel)
| Folgenummer | Numerische ID der Vorlage. |
| Bezeichnung | Frei zu vergebende Bezeichnung der Vorgabedatei. |
| Dateiname | Name der Datei, wie sie auf dem Server abgelegt wird. |
| Beginnzeile | Startzeile beim Einfügen der Daten ins Excel, ab der die Werte in das Excelblatt übertragen werden. |
| Beginnspalte | Startspalte beim Einfügen der Daten ins Excel, ab der die Werte in das Excelblatt übertragen werden |
| Ausgabedatei | Name der Datei, die beim Zusammenführen von Export-Ergebnis und Vorgabe erstellt wird. |
| Einfügen Zeilen | Wenn aktiviert, dann wird vor jedem Datensatz der übertragen wird, eine Leerzeile eingefügt. Damit kann die Anzahl der Zeilen variabel gehalten werden. |
| Einfügen Spalten | Wie für die Zeilen können auch Spalten hinzugefügt werden. |
| Spalten anpassen | Wenn aktiviert, dann wird die Breite der Spalten in dem Dokument, das erstellt wird, dem Spalteninhalt angepasst. |
An einer bestehenden Vorlage können auch später noch Veränderungen vorgenommen werden. Es ist nur jeweils darauf zu achten, dass Vorlage und Auswertung zueinander in Feldern, Feldreihenfolge usw. passen.
Um Vorlagen zu erstellen, wird der gewünschte Datensatz ausgewählt. Über Aktionen kann entweder eine Vorgabedatei hochgeladen werden oder es erfolgt hier die Definition und über „Vorlage editieren“, dessen Einrichtung.
Mit „Vorlage editieren“, öffnet sich Excel und die Vorlage kann direkt angelegt werden.
Mit „Vorgabedatei laden“ kann eine bereits erstellte Vorlage hochgeladen werden.
Hinweis:
Erfolgt ein Wechsel der Excel-Versionen, kann es ggf. zu Problemen kommen, da manche Excel-Versionen ein anderes Vorgehen bei Makros, bedingten Formatierungen u.a. haben.
Erstellen und Nutzen von Vorlagen
Um eine Vorlage zu erzeugen und zu nutzen, ist beispielsweise die folgende Vorgehensweise möglich:
1. Eine neue Auswertung erstellen (oder eine bestehende gesicherte Auswertung ohne Vorlage nutzen) und damit zunächst die Rohdaten in Excel ausgeben.
2. Die Daten in der Art und Weise bearbeiten, wie es später die Vorlage erledigen soll. Dabei können verschiedene Formeln genutzt und gegebenenfalls Makros erstellt werden, die mit dieser Datei verbunden sind.
3. Alle Daten aus der eben erstellten Datei löschen (Formatierungen, Formeln und Makros beibehalten).
4. Vorlage unter Auswertungen HR-Analyse Parameter/Definitionen Vorlagen anlegen und die erstellte Vorgabedatei laden.
5. Verknüpfung einer gesicherten Auswertung mit der definierten Vorlage in der Session „Gesicherte Auswertungen“. (Dabei ist darauf zu achten, dass die ausgewählten Felder und ihre Anordnung wirklich zur Vorlage passen.)
6. Test der Auswertung in Verbindung mit der Vorlage.