Dokumentenarten verwalten und deren Anwendungsgebiete

Mithilfe von Dokumentenarten können verschiedene Typen von Dokumenten verwaltet werden.







Es können beliebig viele Dokumentenarten definiert werden, unter denen Dokumente für die Serienbriefschreibung oder die interne elektronische Akte zusammengefasst werden können.

Durch diese Dokumentenarten soll die Übersichtlichkeit in der Dokumentenverwaltung erhöht werden.

Dokumentenarten können nur für bestimmte Module, aber auch modulübergreifend verwendet werden.
Dazu dienen die in der Maske vorhandenen Schalter. Über diese wird gesteuert, ob eine Dokumentenart in dem jeweiligen Modul zur Auswahl steht oder nicht.

Beispiel - Einladung zum Gespräch:



Hinter einer Dokumentenart können mögliche Serienbriefe hinterlegt werden, die für die entsprechende Dokumentart auswählbar sind. So ist nicht notwendig alle Serienbriefe zunächst nach Zugehörigkeit durchzusuchen.
Dokumentenarten können beliebig erweitert werden.
Immer wenn eine Gruppe zu groß wird mit zu vielen unterschiedlichen Dokumenten, macht es Sinn eine neue Dokumentenart anzulegen.
Je besser die Dokumente strukturiert sind, umso einfacher sind sie zu handhaben.

Angelegt werden die zu einer Dokumentenart gehörigen Serienbriefe wie folgt:



Nun kann ein Dokument angelegt werden.






Nun kann der Serienbrief bearbeitet werden und ist dann für die Dokumentart hinterlegt.

Hinter einer Dokumentenart können mögliche Ordner hinterlegt werden, die für die elektronische Akte der Mitabreiter verwendet werden kann.

Die in der Dokumentenart angelegten Reiter können über die Aktendefinition (wie im Screenshot ersichtlich) in der Struktur als e-Akte zusammengestellt werden.



Dabei ist bei den Dokumentenarten über die zu setzenden Haken zu definieren, welche Dokumentenart für welchen Bereich zur Verfügung stehen soll. So sind die Bilder z.B. in allen Bereichen (Mitarbeiter, Bewerber, Seminare, Stellen) mit aufgenommen, Reisedokumente sind allerdings nur für den Mitarbeiter von Bedeutung und daher nur dort zu sehen.