Anforderungen Dokumentenimport

Es gibt in HANSALOG eine Funktion um eine Vielzahl von Dokumenten in die Mitarbeiter-Akte zu importieren.

Für den Import von Dokumenten in HANSALOG sind einige Dinge zu beachten:

__ Dateigröße__
Die Dateien sollten möglichst klein sein. Es wird empfohlen, dass die Dateien in der Regel nicht größer als 1-2 MB sind. Maximal sind 8MB möglich.

__ Dateitypen__
Die möglichen Dateitypen hängen von den Einstellungen in HANSALOG ab. Hier kann in der Maske „externe Programme“ gesteuert werden, welche Dateitypen erlaubt sind. In der Regel werden ausschließlich Dateien vom Typ PDF importiert.

__ Dateiaufbau__
Für den Import in die Akte werden immer 3 Informationen benötigt:
- Mitarbeiternummer
- Dokumentart
- Bezeichnung

Diese 3 Informationen müssen aus den abgelegten Dateien zu ermitteln sein.

Um die Dateien in der Akte besser wiederzufinden empfiehlt es sich das Datum des Dokuments mit in die Bezeichnung aufzunehmen. Am häufigsten wird dies zu Beginn des Dateinamens in umgekehrter Reihenfolge gemacht (siehe in den unten stehenden Beispielen). Dies bringt den Vorteil, dass nach dem Datum der Dateien sortiert werden kann.

Für den Dateiaufbau gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Daten können z.B. wie folgt geliefert werden.

Variante 1
- Ordner mit der Mitarbeiternummer
- Ordner mit der Dokumentart
- Datei mit der Bezeichnung der Datei inkl. Dateiendung


Variante 2
- Ordner mit der Dokumentart
- Ordner mit der Mitarbeiternummer
- Datei mit der Bezeichnung der Datei inkl. Dateiendung


Variante 3
- Ordner mit der Dokumentart
- Datei mit der Mitarbeiternummer und der Bezeichnung inkl. Dateiendung


Variante 4
- Ordner mit der Mitarbeiternummer
- Datei mit der Dokumentart und der Bezeichnung inkl. Dateiendung


Variante 5
- Datei mit der Mitarbeiternummer, der Dokumentart und der Bezeichnung inkl. Dateiendung