Hinterlegen von Serienbriefen je Dokumentenart

Nach der Festlegung der möglichen Dokumentarten und der Felder für die Quelldatei sind die einzelnen Dokumente anzulegen und eine generelle Verknüpfung mit den Datenquellen vorzunehmen, die zur Dokumentenerstellung herangezogen werden sollen.







Zu jeder Dokumentenart können ein oder mehrere Dokumente angelegt werden.
Dabei wird zunächst eine Bezeichnung vergeben, anschließend der Dokumentenname festgelegt, der eine Datei-Endung (z.B. „doc“) haben muss, die von Word akzeptiert wird.
(Dabei sollte man sich im Vorhinein Gedanken zu einheitlichen Namenskonventionen machen.)

Zum Schluss wird die Datenquelle festgelegt, welche die für das aktuelle Dokument notwendigen Felder enthält.

Hinweise:
Bei der Namensvergabe sind möglichst kurze Dateinamen zu wählen. Es hat sich eine Unterscheidung der Dateinamen in den Anfängen bewährt, da in diesem Dialog nur begrenzt Platz für die Anzeige der Namen ist.





Nach dem Anlegen und Speichern des Datensatzes, ist es möglich, entweder ein Seriendokument zu erstellen oder ein bestehendes zu verändern, indem man den Datensatz mit dem Dokument markiert und sich für eine der Zusatzoptionen entscheidet.
Word öffnet dann das entsprechende Dokument. Es können der gewünschte Text eingegeben, oder die entsprechende Vorlage verändert und notwendige Seriendruckfelder eingefügt werden.
Dabei handelt es sich nur um die prinzipielle Bearbeitung des Seriendruckhauptdokumentes, denn für eine wirkliche Anwendung der Seriendruckfunktion ist eine vorherige Auswahl der Mitarbeiter notwendig, deren Daten dann in der Datenquelle bereitgestellt werden müssen.