Organisatorische Strukturen

Es besteht die Möglichkeit über Organisationseinheiten eine komplexe Firmenstruktur abzubilden.
Unter Nutzung dieser Organisationsstruktur kann außerdem eine Zugriffskontrolle auf die Daten des Mitarbeiterstammes eingerichtet werden.

Hinweis: Da die Organisationstruktur in Programmen der Verwaltung, Zugriffssteuerung und Auswertungen von Mitarbeiterdaten Verwendung findet, ist ihre Einrichtung besonders sorgfältig vorzunehmen.

Organisationsebenen

Zunächst müssen die einzelnen Ebenen, die im Unternehmen vorhanden sind, definiert werden.
Diese werden bei der Definition der Organisationseinheiten zur Zuordnung zu Unternehmensebenen verwendet. Im Programm Organisationsstruktur verwalten werden die Organisationseinheiten anhand der Ebenen zugeordnet.
Über die Aktionen „Struktur anzeigen“ kann die Organisationsstruktur graphisch angezeigt werden. Bedingung dafür ist aber, dass die Orga-Einheiten dann auch strukturiert und einander über- oder untergeordnet werden.

Organisationseinheiten

Die Organisationseinheit ist eine organisatorische Unterteilung des Unternehmens (Abteilung, Team o.ä.). Ihre Definition ist beliebig und sie kann an verschiedenen Stellen im System verwendet werden.
Im Mitarbeiterstamm ist eine Zugriffskontrolle über die Organisationseinheit möglich. Bei diversen Auswertungen kann nach Orga-Einheiten gefiltert werden.

Bei der Neuanlage einer Organisationseinheit oder beim Doppelklick auf einen bestehenden Datensatz öffnet sich die folgende Maske.

Organisationseinheit	12stelliger alphanumerischer Schlüssel zur Identifizierung der Organisationseinheit. Wenn für diesen Schlüssel kein Nummernkreis definiert ist, kann er wahlfrei definiert werden. Unter Verwendung eines Nummernkreises wird bei der Neuanlage die nächste freie Nummer des eingegebenen Nummernkreises ermittelt.
Bezeichnung	Ausführliche Bezeichnung für eine Organisationseinheit.
Gültig bis	Soll die Organisationseinheit nicht mehr verwendet werden, ist hier ein Datum einzutragen. Das führt dazu, dass mit Ablauf der Gültigkeit diese Orga-Einheit standardmäßig auch aus den Unterschichten ausgeblendet wird. Wenn der Orga-Einheit noch Mitarbeiter zugeordnet sind, wird eine Warnung erzeugt und ein Setzen des Datums wird verweigert.

Organisationsebene	Zuordnung der Organisationseinheit zu einer Organisationsebene.
Kennung	Hier kann eine Kurzbezeichnung für die Organisationseinheit eingetragen werden. Bei einer entsprechenden Parametrisierung wird das Feld Kennung in der Organisationseinheit in den Darstellungen der Betriebsorganisation verwendet. Das bedeutet, sobald das Feld „Kennung“ gefüllt ist, wird die Organisationseinheit mit der Kennung angezeigt. Wenn das Feld nicht gefüllt , oder der Parameter nicht gesetzt ist, wird der Schlüssel der Organisationseinheit angezeigt.
Standort	Der Standort der Organisationseinheit. Bei der Mehrfachverwendung einer Organisationseinheit an verschiedenen Sandorten muss dieses Feld leer bleiben.
Verantwortlicher MA	Der verantwortliche Mitarbeiter kann Bedeutung bei Serienbriefen und bei E-Mails, sowie bei bestimmten Genehmigungsverfahren haben. Wenn nicht mit der Stellenverwaltung gearbeitet wird, gilt die hier hinterlegte Person als Vorgesetzter des Mitarbeiters dem diese Organisationseinheit zugeordnet ist.
Kostenstelle	Falls es eine direkte Verbindung zwischen Orga-Einheit und Kostenstelle gibt, kann die zugehörige Kostenstelle hier eingetragen werden. Dies hat jedoch nur informatorischen Charakter, da die Kostenstellen unabhängig verwaltet werden. Dieses Feld kann daher für die Lohnabrechnung leer bleiben.
Anzahl Sollstellen	Anzahl der Stellen, die in der Orga-Einheit besetzt sein sollten.
Bemerkungen	Hier können Erläuterungen/Bemerkungen zur Orga-Einheit hinterlegt werden.

Organisationsstruktur verwalten

In diesem Programm werden die Organisationseinheiten zu einer Unternehmensstruktur verbunden, indem zu jeder übergeordneten Einheit die dazugehörenden untergeordneten Einheiten eingetragen werden.

Über Aktionen → Struktur anzeigen kann ein Browser mit der grafischen Übersicht über die Struktur gestartet werden.

Durch Doppelklick auf eine Orga-Einheit werden die jeweils darunter liegenden geöffnet. Es ist auch möglich, eine Struktur komplett zu öffnen.
Dazu müssen erst mit Datei → Alle lesen die Orgaeinheiten in einen Zwischenspeicher gelesen werden.
Anschließend wird mit Datei → Alle öffnen die komplett aufgeklappte Struktur angezeigt.

Es ist möglich, die Struktur auszudrucken. Dazu öffnet sich ein Fenster mit folgenden Optionen:

Ein Beispiel-Ausdruck mit den angegebenen Optionen ist nachfolgend dargestellt.

Standardmäßig werden dabei auch alle Mitarbeiter angezeigt und gedruckt.
Wünscht man dies nicht, so kann man vor dem Öffnen und Drucken über Bearbeiten → Alle Mitarbeiter ausblenden dies ausschalten:

Es gibt verschiedene Suchoptionen, um nach einer Orga-Einheit oder nach Mitarbeitern zu suchen.
Wenn nicht vorher die Struktur in geöffneter Form vorliegt, sollte bei der Suche die Option „Vor der Suche lesen“ eingeschaltet werden, sonst wird das Gesuchte möglicherweise nicht gefunden.

Weiterhin sind verschiedene Sortier-Optionen vorhanden.

Unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“ sind vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten gegeben.

Mitarbeiter bearbeiten	Sofern gerade eine Orga-Einheit markiert ist, öffnet sich eine Liste aller direkt dieser Orga-Einheit zugeordneten Mitarbeiter und die entsprechenden Datensätze können geöffnet werden.
Mitarbeiter ausblenden	Standardmäßig werden beim Öffnen der Struktur auch eine zugeordneten Mitarbeiter eingeblendet. Wird dies nicht gewünscht, so sollte diese Funktion vor „Alle lesen“ und „Alle öffnen“ ausgeführt werden. dann werden sowohl in der Ansicht als auch bei einem nachfolgenden Druck nur die Orga-Einheiten und nicht die Mitarbeiter berücksichtigt.
Löschen	Mit dieser Funktion kann die Orga-Einheit aus der Struktur gelöscht werden. Das heißt, die Orga-Einheit existiert zwar weiter, ist aber nicht mehr in der Struktur eingeordnet und wird auch im Browser nicht mehr angezeigt.
Einfügen	Dient zum Einfügen einer Orga-Einheit unterhalb der markierten.
Öffnen	Die Daten der markierten Orga-Einheit (oder des markierten Mitarbeiters) werden zum Bearbeiten geöffnet.