Umsetzung in HANSALOG

Es gilt zu berücksichtigen, dass ab 2026 die Beiträge sowie die Vorsorgeaufwendungen in der Regel über das ELStAM-Verfahren geliefert werden.
Sollte es hierbei zu Ausnahmefällen kommen - beispielsweise durch eine ELStAM-Sperre, ein Ausweichen auf das Ersatzverfahren, weil die Beiträge von der privaten Kranken- und Pflegeversicherung nicht bereitgestellt werden können, oder durch einen Widerspruch, der zu einem Bruch in der Datenkette führt - müssen die entsprechenden Beiträge weiterhin manuell erfasst werden.

Wenn die Daten bislang manuell ermittelt und eingetragen wurden, können Sie die Parametrisierung nachholen.
Dazu navigieren Sie bitte zu folgendem Menüpfad:
Lohn & Gehalt → HANSALOG-Daten → Personalstämme → Beiträge priv. KV/PV je Mitarbeiter
Wenn die Maske noch nie in Verwendung war, würde zunächst eine Abfrage der Grundparametrisierung erfolgen. Diese kann jederzeit auch manuell aufgerufen werden, indem Sie in der Maske über:
Aktionen → Parameter öffnen.


Die Parameter sind wie folgt aufgebaut:



10000 → Lohnart dient der Erfassung des Zuschusses des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung. Sie wurde bislang manuell erfasst. Die Vorbelegung erfolgt anhand der ersten passenden Lohnart mit der Bezugsart 16.
Vorsicht! Wenn sich der Zuschuss für privat und freiwillig Versicherte unterscheidet, kann die Lohnart falsch vorbelegt sein. Daher ist unbedingt zu prüfen, ob die in der Parametrisierung vorgeschlagene Lohnart - im Screenshot oben (Bsp.) Lohnart 408 - tatsächlich der Lohnart entspricht, über die der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung gezahlt werden soll.

20000 → Analog zu dem 10000 und bezeichnet die Lohnart, die den Zuschuss zur privaten Pflegeversicherung steuerfrei zahlt. Bezugsart 68.

30000 → bildet den nach §10 steuerlich zu berücksichtigenden Vorsorgebetrag in der privaten Krankenversicherung ab. Diese Daten werden über ELStAM geliefert. Falls die Lohnart noch nicht vorhanden ist, sollte sie entsprechend der Anlage in allen Abrechnungskreisen angelegt werden. Bezugsart 90 oder 91.

35000 → Analog zu dem 30000 für die Pflegeversicherung. Bezugsart ausschließlich 91.

40000 → ist analog zur 30000 aufgebaut, gilt jedoch für Personen, die keinen Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung erhalten, beispielsweise Beamte oder Personen, die in Deutschland nicht sozialversicherungspflichtig sind. Diese Lohnart wird häufig nicht benötigt. Bezugsart 92 oder 93.

45000 → Analog zu dem 40000 für die Pflegeversicherung. Bezugsart 92 oder 93.

55000 → wird der Gesamtbeitrag bzw. die Prämie zur privaten Krankenversicherung abgebildet. Bezugsart 80.

60000 → Analog zu dem 55000 für die Pflegeversicherung. Bezugsart 81.

50000 → steuert, ob bei den Dauerlohnarten eine jährliche Anpassung der Lohnarten erfolgt oder ob stattdessen mit den Feldern „Gültig von“ und „Gültig bis“ gearbeitet wird. Wir empfehlen hier den Parameter auf „nein“ zu setzen. Dadurch werden bestehende Lohnarten nicht aktualisiert, sondern es werden stets neue Lohnarten mit entsprechender Gültigkeit angelegt.

65000 → steuert, ob Lohnarten automatisch nur bis zum Jahresende gültig sein sollen. (Dieser Parameter wird künftig entfallen)

91000/92000 → steuert, welche Datensätze jeweils angezeigt werden soll. (Dient der Reduzierung der „Datenflut“)

93000 → legt fest, ob in der Maske ausschließlich geänderte Werte angezeigt werden sollen, die für ein Update der Dauerlohnarten sorgen. Wir empfehlen den Parameter auf „nein“ zu setzen. So behalten Sie jederzeit den vollständigen Überblick über alle Datensätze und vermeiden Verwirrung, die entstehen kann, wenn aufgrund der Filterung einzelne Jahre oder Zeiträume nicht angezeigt werden.

99000 → können die Parametereinstellungen durch ein Passwort geschützt werden.

Sind die grundlegenden Parameter gesetzt, stellt sich häufig die Frage, wie zu verfahren ist, wenn unterschiedliche Abrechnungskreise abweichend behandelt werden müssen.
Ein typisches Beispiel ist, dass in einem Abrechnungskreis die Lohnarten für den Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nicht die Standardlohnarten 408 und 409 sind (siehe oberer Screenshot), sondern beispielsweise 415 und 416.
Soll diese abweichende Zuordnung nur für einen bestimmten Abrechnungskreis gelten, können die letzten drei Stellen des Parameters angepasst werden.
Dazu klicken Sie in der Parametermaske auf „Hinzufügen“:

In diesem Fall bedeutet das:
Für den Abrechnungskreis 215 (Beispiel) soll eine andere Lohnart verwendet werden. Der Parameter wird daher wie folgt angelegt:
Parameter 10000 + 215 (Abrechnungskreis)
Innerhalb dieses Parameters kann anschließend die abweichende Lohnart hinterlegt werden, die ausschließlich für diesen Abrechnungskreis gilt:

Nach dem Aufruf der Maske wird diese abrechnungskreisbezogen dargestellt.
Das bedeutet, es werden alle Mitarbeiter angezeigt, für die entweder bereits Datensätze aus vergangenen Jahren vorhanden sind oder für die ELStAM-Meldungen mit Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung eingegangen sind.
Anhand des Kennzeichens „Herkunft“ ist erkennbar, auf welchem Weg die Daten bereitgestellt wurden. Im dargestellten Beispiel wurden die Daten für den Personalstamm 110 über ELStAM geliefert.

Über die Felder „Gültig ab“ und „Gültig bis“ wird ersichtlich, für welchen Zeitraum diese Daten gelten.
Hinweis! Die angezeigten Daten für die Jahre 2024 und 2025 sind Testdaten. In der Praxis werden ELStAM-Daten für die private Kranken- und Pflegeversicherung frühestens ab dem Jahr 2026 bereitgestellt.

In der Spalte „Gesamtbeitrag private Krankenversicherung“ ist die übermittelte Prämie für zur privaten Krankenversicherung ausgewiesen.
Entsprechend wird in der Spalte „Gesamtbeitrag private Pflegeversicherung“ die Prämie für die Pflegeversicherung angezeigt.

Die Basisbeiträge stellen die nach §10 bescheinigten steuerlich berücksichtigungsfähigen Vorsorgeaufwendungen dar. Diese Können:

• entweder gemeinsam für Kranken- und Pflegeversicherung gemeldet werden oder
• getrennt für KV und PV, sofern eine separate Übermittlung erfolgt.

Dann können diese auch separiert erfasst werden.

In der Spalte „geändert“ ist ersichtlich, ob sich die Lohnarten bereits in den Dauerlohnarten abgebildet zeigen. Das bedeutet in dem Fall hier, dass die Daten verändert vorliegen gegenüber dem was in den Dauerlohnarten ist.

Also muss noch einmalig über Aktionen → Lohnarten aktualisieren werden.

Erst dadurch werden die Änderungen in die Dauerlohnarten übernommen.

Hinweis zur Parametrisierung!
Im dargestellten Beispiel ist erkennbar, dass die Parametrisierung nicht erfolgreich war.



Das bedeutet, dass für die Arbeitgeberzuschüsse abweichende Lohnarten hätten hinterlegt werden müssen.
Diese Korrektur kann (wie im oberen Abschnitt schon kennengelernt) über:
Aktionen → Parameter
nachgesteuert werden.


Verlassen der Maske
Wird die Maske verlassen, ohne zuvor eine Aktualisierung durchzuführen, erscheint ein Hinweis, der auf die noch ausstehenden Änderungen aufmerksam macht.

Alternativ zur zuvor beschriebenen Ansicht kann die Maske auch direkt aus dem Personalstamm heraus aufgerufen werden.
Wird die Maske beispielsweise für den Abrechnungskreis 215 aus dem Personalstamm geöffnet, kann über den Reiter „Beiträge private KV/PV je Mitarbeiter“ in diese Ansicht gewechselt werden.

Dabei ist zu beachten, dass sich die Darstellung der Maske verändert, denn in dieser Ansicht ist die Personalnummer im Kopfbereich eingeblendet.