Berechtigung pro User

Grundvoraussetzung für die Berechtigungseinstellungen werden in den Parameter Mitarbeiterverwaltung definiert.

Grundparameter

Berechtigungsprüfung	Es besteht die Möglichkeit, auf Basis der Orga-Einheiten und der Kostenstellen für die Anwender Berechtigungen im Personalinformationssystem zu vergeben.
Keine:	Es werden keine Berechtigungen auf Basis der Orga-Einheit oder der Kostenstelle geprüft.
Optional:	Wenn Berechtigungen angegeben sind, werden sie überprüft. Wenn für eine Orga-Einheit keine Berechtigung vergeben ist oder ein Mitarbeiter keiner Orga-Einheit zugeordnet wurde, gelten keinerlei Beschränkungen für die betreffenden Mitarbeiter.
Obligatorisch:	Es müssen Berechtigungen vergeben werden. Wenn für eine Orga-Einheit keine Berechtigung vergeben ist oder ein Mitarbeiter keiner Orga-Einheit zugeordnet wurde, kann auf diese Mitarbeiter zugegriffen werden. Das kann zur Folge haben, dass neu angelegte Mitarbeiter, in deren Mitarbeiterstamm keine Orga-Einheit definiert ist, im Dialog gar nicht mehr angezeigt werden.
Optional mit Kostenstelle	Wie Optional, nur wird die Kostenstellenberechtigung in die Prüfung mit einbezogen. Sollten für Orga-Einheiten und Kostenstellen widersprüchliche Berechtigungen vergeben sein, zieht die mit den geringeren Rechten.
Obligatorisch mit Kostenstelle	Wie obligatorisch, nur wird die Kostenstellenberechtigung in die Prüfung mit einbezogen. Sollten für Orga-Einheiten und Kostenstellen widersprüchliche Berechtigungen vergeben sein, zieht die mit den geringeren Rechten.

Die Berechtigungen werden in „Berechtigung pro User“ für alle Organisationseinheiten mit eventuell getroffenen Voreinstellungen hinterlegt.
Die Tabelle kann entweder über „Berechtigung pro User aktualisieren“ gefüllt werden, oder aber über die Symbole oder über die Aktionen in dieser Session.

Über die Aktionen → Struktur laden kann die gesamte Organisationsstruktur für einen Anwender geladen werden und die Berechtigungen können angepasst werden.
Sollen Berechtigungen für einen neuen Benutzer erstmalig eingegeben werden, so ist zunächst auf das Symbol „Neue Ansicht“ zu klicken und im sich öffnenden Feld „Loginname“ die entsprechende Benutzerkennung einzugeben oder über das Zoomfeld auszusuchen.

Anschließend wird die Eingabe mit der Tab-Taste abgeschlossen und mit „Struktur laden“ die Gesamtstruktur für die Berechtigungsvergabe komplett mit „Vollzugriff“ bereitgestellt.
Die benötigten Berechtigungen auf spezielle Orga-Einheiten sind anschließend anzupassen.

Es erscheint zuvor eine Warnung, die entsprechend zu bestätigen ist.

Bei „Nein“ wird die Option verlassen, bei „Ja“ wird die Struktur neu geladen und eventuell bereits bestehende Berechtigungen werden überschrieben.
Diese Option ist beispielsweise dann von Bedeutung, wenn nach der prinzipiellen Einrichtung der Berechtigungen für bisher nicht einbezogene oder neu hinzugekommene Mitarbeiter deren Berechtigungen einzeln neu festzulegen sind.

Es sind folgende Berechtigungsstufen möglich:

Keine	Der Benutzer hat überhaupt keine Berechtigung. In diesem Fall werden alle Mitarbeiter, die der betreffenden Orga-Einheit zugeordnet sind, komplett ausgeblendet. Sie sind in der Mitarbeiterverwaltung nicht zu sehen.
Nur Lesen	Der Benutzer sieht die betreffenden Mitarbeiter zwar, kann aber keinerlei Änderungen vornehmen.
Lesen/ Ändern	Die vorhandenen Mitarbeiterdaten können überarbeitet werden. Eine Neueingabe und das Löschen von Datensätzen sind jedoch nicht möglich.
Vollzugriff	Unbeschränkter Zugriff auf die betreffenden Mitarbeiter.

Durch Einstellung der Berechtigung für eine übergeordnete Orga-Einheit werden die darunter angeordneten Einheiten entsprechend geändert.
Damit können ganze Organisationszweige über einen Arbeitsschritt berechtigt werden. So kann von der obersten Organisationsebene nach unten stufenweise die Berechtigung eingeschränkt werden.
Andererseits kann ein kompletter Bereich nicht berechtigt sein aber auf eine darunter liegende Orga-Einheit Vollzugriff bestehen.
Mit den Aktionen Nächste Ebene, Vorhergehende Ebene und Zurück zum Anfang kann innerhalb der Organisationsstruktur navigiert werden.

Mithilfe der Aktionen „Berechtigung löschen“ kann auch die kompletten Berechtigungen für einen Anwender mit einem Mal gelöscht werden. Dieser Anwender wird somit mit seiner gesamten Berechtigungsstruktur aus der Tabelle entfernt.
Hat der Parameter Berechtigungsprüfung den Wert Obligatorisch, werden alle Mitarbeiter ausgeblendet solange noch keine Berechtigung definiert wurde. In diesem Fall muss explizit ein Zugriff zugelassen werden, wenn ein Anwender die Mitarbeiter einer Organisationseinheit bearbeiten soll.

Bei Neuanlage eines Mitarbeiterstamms kann es vorkommen, dass die Orga-Einheit nicht bekannt ist und leer bleibt. Bei Verwendung des Parameters Obligatorisch ist dieser Mitarbeiter im System nicht mehr zu finden. Hierfür gibt es das Programm Organisationszuordnung pflegen in dem alle Mitarbeiter ohne Organisationszuordnung aufgelistet werden.
In dem Programm kann ihnen dann eine Orga-Einheit zugeordnet werden und damit sind sie mit entsprechender Berechtigung wieder sichtbar Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, für einen Anwender bezogen auf einzelne Mitarbeiter in der Tabelle „Mitarbeiterberechtigung pro User“ jeweils eine spezielle Berechtigung benutzerspezifisch und mitarbeiterbezogen zu definieren.