Fehlzeitenimport

In Verbindung mit der Abwesenheitsverwaltung im Personalmanagement gibt es die Möglichkeit Fehlzeiten zu importieren.

Für den Import der Fehlzeiten sind folgende Informationen relevant:

__ Allgemeine Informationen__
Basis des Fehlzeitenexports sind die sog. „Fehlzeitenimportprofile“. Pro Profil können dabei eine Reihe von Einstellungen vorgenommen werden, die in der Folge beschrieben werden. Sollen z.B. zwei unterschiedliche Fehlzeiteimporte generiert werden, wären dies zwei Profile.

__ Grundsätzlicher Ablauf__
Im Fehlzeitenimportprofil wird definiert welche Abwesenheitsarten (ggfs. inklusive Mapping) verarbeitet werden sollen und wie der Satzaufbau der zu importierenden Datei ist. Zudem wird ein Pfad inkl. Dateiname hinterlegt, aus dem die Datei verarbeitet wird. Diese Datei muss auf dem HANSALOG-Applikationsserver liegen.
Die zeitliche Taktung des Exports kann frei definiert werden. Es könnte bspw. täglich, wöchentlich oder auch nur einmal im Monat erfolgen.
Im Fehlzeitenimport wird nach Neuanlage und Stornierung unterschieden. Es muss daher in der Datei ein Stornokennzeichen enthalten sein. Das Stornokennzeichen ist 3-stellig alphanummerisch. Ist dieses gesetzt wird der Datensatz in HANSALOG gelöscht. Andernfalls handelt es sich für den Import um eine Neuanlage.

__ Welche Daten werden importiert?__
Grundsätzlich versucht das System alle Datensätze aus der Datei zu verarbeiten. Es wird pro Datensatz geprüft, ob die übergebene Abwesenheitsart in dem Fehlzeitenimportprofil hinterlegt ist. Sofern ja, wird der Datensatz verarbeitet, sonst wird der Datensatz übergangen. Es werden zunächst alle Stornierungen verarbeitet. Im Anschluss erfolgen die Neuanlagen.

__ Aufbau der Datei und Dateiformate__
Für den Import der Fehlzeiten können aktuell die Formate CSV oder ein fester Satzaufbau ausgewählt werden.
Zudem wird im Fehlzeitenimportprofil der Satzaufbau gesteuert. Hierfür stehen die folgenden Felder zur Verfügung: Mitarbeiternummer, Abwesenheitsart, Stornokennzeichen, von-Datum, bis-Datum und Abrechnungskreis. Außerdem kann bei Bedarf ein Feld als „nicht relevant“ gekennzeichnet werden. Datumsformate können frei definiert werden.
Bei der Verwendung von CSV-Dateien kann das Trennzeichen definiert werden. Bei einem festen Satzaufbau werden die Positionen der einzelnen Felder gesteuert.

__ Häufig verwenderter Dateiaufbau__
In den meisten Fällen wird das CSV-Format für den Import verwendet. Ein typischer Aufbau der Datei ist dabei: Mitarbeiternummer, Abwesenheitsart, von-Datum, bis Datum, Stornokennzeichen. Daraus ergeben sich bspw. folgende Musterdatensätze:
In diesem Beispiel ist 1 das Kennzeichen für eine Stornierung.

4711;URL;21.12.2021;23.12.2021;0 
4712;URL;20.10.2021;21.10.2021;1