Erfassung der Bewerber
Die Daten der Bewerber sind einzugeben und mit entsprechender Bewerbungsaktion zu verknüpfen. Damit ist dann ein strukturiertes Vorgehen im Umgang mit den Bewerbungen möglich.
Dazu wird „Stammdaten Bewerber“ geöffnet und ein neuer Datensatz erstellt.
Um einen Bewerber nicht doppelt zu erfassen, kann man über „Stammdaten Bewerber - Suchen..“ zunächst prüfen, ob es zu der Person schon einen Datensatz gibt (den man in diesem Fall nur ergänzen müsste).
Ist der Bewerber noch nicht im System hinterlegt, so kann man die erste freie Nummer abfragen (sofern mit Nummernkreisen gearbeitet wird). Damit hat man neben der Arbeit mit Bewerbungsaktionen eine weitere Möglichkeit, um Bewerbungen zu kanalisieren.
Der entsprechende Nummernkreis wird ausgewählt – die Nummer wird durch das System vergeben.
Anschließend können die Bewerberdaten eingegeben werden.
Beim Speichern des Datensatzes wird automatisch geschaut, ob bereits ein Datensatz gibt, der die gleichen Angaben vorhaden ist, und somit die selbe Person schon im System erfasst ist. Wenn dies der Fall ist, wird eine Nachricht ausgegeben und gefragt, ob der Datensatz dennoch gespeichert werden soll.
In der Regel reichen die hier hinterlegten Informationen aus um Bewerber, die nur zum Erstellen von Serienbriefen erfasst wurden, anzuschreiben.
Sollen alle Möglichkeiten der Arbeit mit der Bewerberverwaltung ausgeschöpft werden, so sind die übrigen Datenfelder ebenfalls zu füllen.
Das Feld „Reserve“ dient dazu den Bewerber zurückzustellen und für andere Ausschreibungen zur Verfügung zu haben.
Hinweis:
Die als Reserve gekennzeichneten Bewerber können später beim Archivieren und Löschen einer Bewerbungsaktion ausgenommen werden.
Das Feld „Dokumente“ ist dann mit einem Häkchen gekennzeichnet, wenn bei der betreffenden Person über die entsprechende Funktion „Dokumente“ in der Menüzeile individuelle Dokumente (z.B. Zeugnisse, Referenzen u.a.) hinterlegt sind.
Über die Menüleiste können folgende zusätzliche Funktionen realisiert werden:
| Bild speichern | Ein in elektronischer Form vorliegendes Bild des Bewerbers kann zugeordnet und später beim Start seiner Daten jeweils angezeigt werden. |
| Dokumente | Beim Bewerber können Dokumente hinterlegt, angesehen oder auch bereits vorhandene gelöscht werden. |
| Es kann eine E-Mail an den Bewerber gesandt werden, sofern seine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. | |
| Dokument/Brief | Über diese Funktion kann ein Brief direkt an den betreffenden Bewerber erzeugt und gedruckt werden. |
| Historie | Damit ist die Historie des betreffenden Bewerbers in der Bewerberverwaltung einsehbar. Es werden alle Bewerbungsaktionen angezeigt, an denen dieser Bewerber jemals teilgenommen hat (auch wenn die Aktion bereits gelöcht wurde). |
| Zusätzliche Adressen | Es können weitere Adressen des Bewerbers eingegeben werden. |
Die Felder „Anrede“ und „Anrede kurz“ werden als Seriendruckfelder verwendet.
Sie werden aufgrund des Geschlechts bei einer Neuanlage automatisch gefüllt, können aber beliebig abgeändert werden.
Die anderen Felder können, je nach Bedeutsamkeit für die Bewerbung und Vorliegen entsprechender Informationen ausgefüllt werden.
Freie Felder:
Es stehen im Bewerberstamm generell jeweils 5 Textfelder, 5 numerische Felder und 5 Ja/Nein-Felder zur Verfügung.
Ebenso viele Felder können noch einmal in der Bewerbung verwendet werden.
In diesen Feldern können individuelle Informationen hinterlegt und ausgewertet werden.