Gesicherte Auswertungen
Bei den gesicherten Auswertungen handelt es sich um vordefinierte Tabellen mit Feldauswahl (ggf. auch mit Filtern). Ihre Nutzung ist immer dann sinnvoll, wenn es sich um Auswertungen handelt, die in dieser Form immer wieder genutzt werden sollen.
Beim Start → „Gesicherte Auswertungen“ wird eine Liste der vorhandenen vorher gespeicherten Auswertungen angezeigt.
| Name der Auswertung | frei gewählter Name für die Auswertung. |
| Haupttabelle | Ausgangstabelle („Auswahl Tabellen für Export“) |
| Beschreibung | Kennzeichen, ob ein Kommentar hinterlegt ist. |
| Ausgabe-Template | Verweis auf ein hinterlegtes Template. |
| Anzeigen | Ob diese Auswertung beim Ausgeben von Tabellendaten angezeigt werden soll. |
| Anwender | Ersteller der gesicherten Auswertung |
Wenn gesicherte Auswertungen im Unternehmen durch mehrere Benutzer verwendet werden sollen, dann ist es sinnvoll, zu jeder gesicherten Auswertung einen Kommentar einzutragen, z.B. mit welchen Filtern gearbeitet wird und welche Zielstellung mit dieser Auswertung verbunden ist.
Unter Aktionen → Berechtigungen können der oder die Benutzer eingetragen werden, die das Recht haben, die bestehende gesicherte Auswertung zu ändern und unter demselben Namen wieder zu speichern.
Wenn hier nichts eingeschränkt ist, kann jeder Benutzer die veränderte Auswertung unter demselben Namen speichern.
Ist dies erfolgt, erhält ein anderer Benutzer der diese Auswertung verwendet, beim Speicherversuch die nachfolgende Meldung: Er kann dann entweder diese Auswertung unter einem anderen Namen speichern oder den Speichervorgang abbrechen.
Versucht ein Anwender trotz nicht ausreichender Berechtigung die Auswertung zu öffnen, erscheint eine Fehlermeldung.
Allgemein ist folgende Vorgehensweise durchzuführen:
- In Liste - die gewünschte auswählen & unter Aktionen → Weiter
- Sicht der Feldauswahl – mit x schließen
- Liste der gewählten Felder und unter Aktionen → Weiter
- Excel-Datei ggf. bearbeiten und speichern
- „Soll die erstellte Auswertung gesichert werden?“ → Nein
Hinweise:
- Gesicherte Auswertungen sollten nur dann unter gleichem Namen geändert und gespeichert werden, wenn man der Autor der ursprünglichen Auswertung war, ansonsten sollte die geänderte Feldauswahl unter einem anderen Namen gesichert werden.
- Man kann eine gesicherte Auswertung als Grundlage nehmen und sie durch die Auswahl zusätzlicher Felder erweitern.
- Vor der Übergabe an Excel sollte man kontrollieren, ob bereits vorher Filter eingestellt waren und man diese auch so beibehalten will.