Adressdaten

Mit dem Modul Adressdaten können die Mitarbeiter aus dem Portal heraus eine Änderung Ihrer Adresse in die Wege leiten. Der Anwender kann seine neue Adresse erfassen und setzt damit einen Genehmigungsworkflow in Gang. Konkret wird der zuständige Sachbearbeiter über die Adressänderung informiert und dieser kann die Änderung in der Maske „Übersicht Adressänderungen Mitarbeiter“ prüfen und den Status der Änderung anpassen. Für die Übernahme der Änderung in den Mitarbeiterstamm wird der Datensatz im Status auf „übernehmen“ gesetzt. Im Anschluss muss noch das Programm „Daten aus dem Portal übernehmen“ ausgeführt werden. Dies kann alternativ auch in der Maske „Übersicht Adressänderungen Mitarbeiter“ über die Aktionen durchgeführt werden.

Ablauf

In den Adressänderungen besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeit seine eigene Adresse zu aktualisieren. Die Änderungen werden dem zuständigen Sachbearbeiter mitgeteilt und dieser hat die Möglichkeit nach einer Prüfung die Daten in den aktuellen Mitarbeiterstamm zu übernehmen. Folgende Daten können vom Mitarbeiter überarbeitet werden:

• Straße und Hausnummer
• Zusatz Adressinfo
• Land
• Postleitzahl
• Wohnort
• Privattelefon
• Handy privat
• Fax privat
• E-Mail privat

Für die Auswahl des Landes ist eine Ländertabelle vorgegeben. In der Maske zum Bearbeiten der Adressdaten wird die derzeit im Mitarbeiterstamm enthaltene Adresse angezeigt.

Workflow

- Mitarbeiter ändert seine Adressdaten und speichert.

- Sachbearbeiter wird per Mail informiert und kann die Änderungen zur Übernahme in das HANSALOG Personalinformationssystem freigeben oder als fehlerhaft kennzeichnen.

- Die freigegebenen Daten werden (ggf. automatisiert) über einen Aktualisierungslauf in die Mitarbeiterstammdaten übernommen. Es findet eine Protokollierung der Änderungen statt. Fehlerhaft gekennzeichnete Änderungen müssen vom Mitarbeiter korrigiert werden; der Mitarbeiter erhält eine entsprechende Info-Mail.

- Im Mitarbeiterportal werden die Eingaben auf grundsätzliche Plausibilität überprüft (z.B. Gültigkeit der E-Mail-Adresse). Die Prüfungen nach den Vorgaben der DeÜV werden erst bei der Übernahme der Daten in den aktiven Mitarbeiterstamm durchgeführt.

In der Übersicht Adressänderungen Mitarbeiter kann der Sachbearbeiter durch Anklicken des Datensatzes bzw. Aktionen und Details die alte und neue Adresse des Mitarbeiters einsehen, vergleichen und prüfen. Der im Mitarbeiterstamm zugeordnete Sachbearbeiter wird per Mail benachrichtigt, wenn einer seiner Mitarbeiter im Portal seine Adressdaten ändert.

Diese abrechnungsdatenrelevante Änderung kann vom Sachbearbeiter geprüft und dann in den Mitarbeiterstamm übernommen werden oder dem Mitarbeiter zur Anpassung zurückgesendet werden, falls der Sachbearbeiter diese Daten für fehlerhaft hält. Der Mitarbeiter wird hierüber ebenfalls per Mail benachrichtigt.

Status

erfasst

Eine Adressänderung erscheint zunächst als erfasst in der Übersicht.

fehlerhaft

Hält der Sachbearbeiter die Änderungen für fehlerhaft, kann er diese als solches kennzeichnen und dem Mitarbeiter zur Überarbeitung zurücksenden. Über Aktionen Übernehmen können alle Datensätze, die als fehlerhaft gekennzeichnet sind dem Mitarbeiter zurückgesendet werden bzw. solche, die zu übernehmen sind übernommen werden. Der Status wechselt dann von fehlerhaft zu erledigt. Erledigte Datensätze verschwinden aus der Übersicht Adressänderungen Mitarbeiter.

übernehmen

Hat der Sachbearbeiter die Änderungen geprüft und will diese in den Mitarbeiterstamm übernehmen, kann er diese als solches kennzeichnen und über Aktionen Übernehmen alle Datensätze, die zu übernehmen sind übernehmen bzw. solche, die als fehlerhaft gekennzeichnet sind dem Mitarbeiter zurücksenden. Der Status wechselt dann von übernehmen zu erledigt. Erledigte Datensätze verschwinden aus der Übersicht Adressänderungen Mitarbeiter.

erledigt

Wenn eine Adressänderung mit dem Status übernehmen versehen wurde und der Job zur Übernahme der Portaldaten für Adressänderungen eingerichtet ist, wird der Status nach dem Lauf des Jobs von übernehmen zu erledigt umgesetzt. D.h., dass die Übernahme der neuen Adressdaten in den Mitarbeiterstamm erfolgt ist. Wechselt der Status nicht auf erledigt und der Datensatz verschwindet nicht aus der Übersicht, ist evtl. kein Job eingerichtet, die Datenübernahme muss manuell angestoßen werden oder der Job ist auf einen Fehler gelaufen. Je nach Einstellungen kann der Job einmal am Tag oder häufiger laufen.

Für die manuelle Übernahme der Daten wird über Aktionen „Übernehmen“ die Übernahme der Adressdaten aus dem Mitarbeiterportal gestartet.