Dokumente zusammenfügen

Für die E-Akten in der Personalinformation ist es möglich ein Programm zu starten, um Dokumente aus verschiedenen Akten zusammenzufügen. Das Vorgehen ist nur mit PDF-Dokumenten möglich.
Dafür sind zwei Masken relevant; Profile für Zusammenfügen von Dokumenten und Dokumente zusammenfügen.
Im Menü zu finden unter Einstellungen, Berechtigungen und Parameter → Verwaltungsfunktionen → Datenaustausch → Dokumente zusammenführen.




Im ersten Schritt werden Profile angelegt. Der Name des Profils kann frei bestimmt werden. Beim späteren Zusammenfügen greift das System auf die Titel zurück.




Aktendefinition → hier wird hinterlegt, in welchem Modul der Prozess stattfinden soll. Dokumente können in allen E-Akten zusammengefügt werden.
Ziel Dokumentenart → Ordner, indem das zusammengefügte Dokument gespeichert werden soll.
Ziel Dateiname → Name des zusammengefügten Dokuments.
Anzahl Tage → Das System prüft beispielsweise 50 Tage zurück, d.h. dass alle Dokumente, die 50 Tage und kürzer in der E-Akte sind, werden zusammengefügt.
Dokumentenarten pro Profil → Alle Dokumentenarten, die hier hinterlegt wurden, werden zu einem Dokument zusammengefügt.

Ist der Haken Komprimieren gesetzt, werden die Dateien verkleinert. Bei der Versionierung vergibt das System für die zusammengefügten Dokumente Nummern.

Damit die Dokumente zusammengefügt werden können, muss das Programm „Dokumente zusammenfügen“ gestartet werden. Dafür kann definiert werden, für welche Profile das Programm gestartet werden soll. Wenn dieser Schritt nicht manuell ausgeführt werden soll, ist es möglich dafür einen Job einzurichten.

Das Programm wird über „weiter“ gestartet. Das System informiert den Kunden darüber, wie viele Datensätze zusammengefügt wurden und bei wie vielen es eventuell nicht funktioniert hat.




Es ist jedoch zu beachten, dass unter Einstellungen, Berechtigungen und Parameter → Parameter Personalinformation → Parameter Dokumentenverwaltung bei Pfad zu PDFtk „${BSE}/hansalog/hansatools/pdftk/pdftk.exe“ eingetragen ist.






Anschließend werden die zusammengefügten Dokumente als Gesamtdatei im Ziel der Dokumentenart angezeigt.