Dynamisches Mailing

Das Dynamische Mailing wird angewandt, um bei bestimmten Ereignissen, wie Jubiläum, Geburtstag etc., automatisch eine Mail vom System generieren zu lassen.

Unter „Vorlagen dynamische E-Mails“ können beliebig viele Vorlagen erstellt werden, die im späteren Verlauf an die ausgewählten Personen versendet werden.

Durch Klick auf „Neu“ kann eine neue Vorlage erstellt werden. Nach dem Anlegen werden in dieser Maske die vorhandenen Vorlagen angezeigt.

Anlegen einer neuen Vorlage
Es öffnet sich eine neue Maske, in der gewünschte Empfänger, Ereignisse, Betreffe und Inhalte angegeben werden können.

Die Absender E-Mail Adresse kann beliebig gewählt werden. Es kann entweder die Adresse einer Person oder eine fiktive Adresse eingetragen werden.

Empfänger auswählen

Als Empfänger kann ein Mitarbeiter, Vorgesetzter, Sachbearbeiter oder eine EMail Adresse gewählt werden. Zur Verdeutlichung: Wenn das im nächsten Feld ausgewählte Ereignis (unter Berücksichtigung der Vorlaufoder Nachlaufzeit) eintritt, wird auf den auslösenden Mitarbeiter geschaut und ggf. ihm selbst, seinem Vorgesetzten, seinem Sachbearbeiter oder der eingetragenen eMail-Adresse die Mail zugesandt.

Ereignis auswählen

Hier kann ein Ereignis gewählt werden, bei dem die dynamische Mail abgesendet werden soll.

Austritt: Mitarbeiter verlässt demnächst dasUnternehmen
Ende Probezeit
Befristung: Befristung läuft demnächst aus
Gespräche: Mitarbeiter-/Jahresgespräche o.Ä. stehen an (siehe Mitarbeitergespräche)
Weitergegebene Bewerbung: Es wird auf eine weitergegebene Bewerbung aus dem Bewerbermanagement geprüft. Sollte eine vorliegen, die noch nicht bearbeitet wurde, wird die eMail ausgelöst
Urlaubsantrag wurde abgeschickt, aber noch nicht bearbeitet.
Urlaubsstornierung: Urlaubsantrag wird zurückgenommen
Geburtstag eines Mitarbeiters steht demnächst an
Anzahl Mitarbeiter: dient zur Hochrechnung und als Hilfe für Statistiken

Betreff angeben

Der Betreff kann frei gewählt werden. Das gewählte Ereignis kann hier als Hilfe für die Auswahl dienen.

Inhalt der Mail

Der Inhalt ist frei wählbar und wird dem Empfänger in der Mail angezeigt.

Tipp: Wird „[pibas001.anrd]“ angegeben wird automatisch die Anrede des Mitarbeiters eingefügt. Wird „[pibas001.name]“ angegeben wird der Nachname des Mitarbeiters an dieser Stelle eingefügt. Das System kann auf die in den HANSALOG-Tabellen gespeicherten Informationen zugreifen.

Mail-Adresse Mitarbeiter

Im nächsten Schritt kann ausgewählt werden, an welche Mail-Adresse des Mitarbeiters die E-Mail gesendet werden soll. Es gibt drei Möglichkeiten:

privat/geschäftlich: Es soll vorrangig die private Mail-Adresse genutzt werden, wenn diese nicht hinterlegt ist, wird die geschäftliche Mail-Adresse genutzt.
geschäftlich/privat: Es soll vorrangig die geschäftliche Mail-Adresse genutzt werden, wenn diese nicht hinterlegt ist, wird die private Mail-Adresse genutzt.
irrelevant: Die erste Mail-Adresse die hinterlegt ist, wird genutzt.

Vor- und Nachlaufzeit

Vorlaufzeit: Beschreibt die Tage vor dem Ereignis. Die Mail soll in dem Zeitraum vor dem Ereignis an den Empfänger gesendet werden.
Nachlaufzeit: Beschreibt die Tage nach dem Ereignis. Die Mail soll in dem Zeitraum nach dem Ereignis an den Empfänger gesendet werden.

Zum Abschluss nun die Vorlage Speichern und Schließen. Es können beliebig viele Vorlagen angelegt werden und die Absender E-Mail kann je Ereignis individuell gewählt werden.

Um das Dynamische Mailing zu aktivieren ist folgende Maske aufzurufen:

Zunächst müssen die Personalnummern der Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter ausgewählt werden, die für das dynamische Mailing berücksichtig werden sollen. Des Weiteren ist ein Stichtag bis zu dem berücksichtigt werden soll anzugeben. Dieses Programm sollte später mittels eines Jobs z.B. täglich laufen. Erst jetzt werden die eMail aus den Vorlagen erzeugt und versendet.

Im dynamischen Mailing können den Vorlagen Abläufe zugeordnet werden. Damit kann beispielsweise bei Ende Probezeit neben der E-Mail auch direkt ein Ablauf/Fragebogen zugeordnet werden.