Parameter Dokumentenverwaltung

In diesem Programm werden die Parameter zum Speichern von Dokumenten definiert.

Server Verzeichnis	Pfad für die Ablage geladener oder im System erstellter Dokumente und Dateien.
Auf dem Client	Wenn dieser Schalter gesetzt ist, geht das System davon aus, dass es sich um ein Verzeichnis handelt, das über den Client und nicht über den Server zu erreichen ist. Das macht z.B. Sinn bei Installationen mit mehreren Standorten, die Remote auf das System zugreifen und deren Dokumente nicht übergreifend verwendet werden. Dadurch können die Transferraten über die Datenleitung reduziert werden.
Client Verzeichnis	Für die Bearbeitung werden Dateien temporär auf den Client kopiert. Das Verzeichnis, in dem das geschehen soll, wird hier hinterlegt. Nach der Bearbeitung werden die Dateien in das Server-Verzeichnis zurück kopiert und im Client Verzeichnis gelöscht.
Pfad für Ursprungsdateien	Für Serienbriefe und automatisch zu generierenden Anschreiben benötigt man Ursprungsdateien, die in diesem Verzeichnis hinterlegt werden. Die Dateien werden bei der Installation ausgeliefert und sind abhängig von dem verwendeten Textverarbeitungsprogramm.
Auf dem Client	Auch die Ursprungsdateien können auf einem vom Client zu erreichenden Verzeichnis abgelegt werden. Damit kann die Transferrate reduziert werden und es können verschiedene Textverarbeitungsprogramme verwendet werden.
Ursprungsdatei Serienbriefe	Für Serienbriefdokumente ist eine Ursprungsdatei notwendig, um den Verweis auf eine Quelldatei, die dynamisch erzeugt wird, zu verankern. Diese Datei wird bei der Installation ausgeliefert und ist anhängig vom verwendeten Textverarbeitungsprogramm.
Trennzeichen Datenquelle	Für die von dem Serienbriefdokument verwendete Datenquelle können unterschiedliche Trennzeichen verwendet werden. Hier wird das verwendete Trennzeichen hinterlegt.
Name der Datenquelle	In der Ursprungsdatei für die Serienbriefbeschreibung ist der Name einer Datenquelle verankert. Dieser Name muss hier angegeben werden. Beim Erzeugen eines Serienbriefes wird die Datenquelldatei dynamisch im Temporär-Verzeichnis des Clients erzeugt. Sie hat immer den gleichen Namen, egal von welchem Programm sie geniert wird.
Dateisuche beim Importieren	Ist dieser Schalter nicht gesetzt, muss beim Laden von Bildern oder Dokumenten der Name der Datei mit der kompletten Pfadangabe auf dem Client angegeben werden. Wird der Schalter aktiviert, erfolgt die Dateiübernahme mit Hilfe einer Verzeichnisübersicht, in der alle Verzeichnisse und Dateien auf dem Client angelistet werden. Hierfür sind die Parameter Verzeichnisanzeige für den Anwender zu pflegen.
Unterb. Dokumentenb.	Bestimmte Textverarbeitungsprogramme senden keine Steuersignale wenn sie ihre Verarbeitung beendet und das Programm geschlossen haben. Somit kann das Personalinformationssystem nicht automatisch erkennen, wann es mit der weiteren Verarbeitung fortfahren kann. Durch die Aktivierung des Schalters Unterb. Dokumentenb. wird eine manuelle Erfolgsbestätigung erzeugt.
Direkte Seriendruckoption	Der Parameter wird verwendet, um bie der Verarbeitung von Serienbreiffunktionen für einzelne Datensätze eine Möglichkeit zu haben, aus einem Serienbrief direkt ein einzelnes Dokument zu erzeugen. Hierfür wird ein MS-Word Makro mitgeliefert, das auf dem jeweiligen Client installiert sein muss. Beim Druck eines Seriendokumentes für einen Bewerber oder einen Mitarbeiter wird dieses Makro aufgerufen und ein individuelles Dokument erstellt, welches automatisch in dem Unterprogramm „individuelle Dokumente“ gespeichert wird.
Symbole	Bei der Verwendung der internen Dokumente werden die Dokumentenarten und die Dokumente in einer graphischen Übersicht dargestellt. Mit welchen Icons dabei gearbeitet wird, kann in den nachfolgenden Feldern definiert werden.
Symbolgruppe	Hier wird der Name des Verzeichnisses auf dem Server eingetragen, in dem sich die Symbole für die Darstellung der Dokumentenarten im Browser befinden. Diese müssen über Systembefehle in dieses Verzeichnis kopiert werden.
Symbol inaktiv	Die Darstellung einer Dokumentenart, die nicht markiert und nicht geöffnet ist.
Inaktiv offen	Die Darstellung einer Dokumentenart, die nicht markiert aber geöffnet ist.
Symbol aktiv	Die Darstellung einer Dokumentenart, die markiert ist, aber nicht geöffnet.
Aktiv offen	Die Darstellung einer Dokumentenart, die markiert und geöffnet ist.
Dokument inaktiv	Die Darstellung eines Dokuments, das nicht markiert ist. Dieses Symbol ist nur dann von Bedeutung, wenn in dem Programm externe Programme kein spezielles Symbol für die definierte Art von Dokument angegeben ist.
Dokument aktiv	Die Darstellung eines Dokuments, das markiert ist. Dieses Symbol ist nur dann von Bedeutung, wenn in dem Programm externe Programme kein spezielles Symbol für die definierte Art von Dokument angegeben ist.