Aufbewahrung/Löschfristen für Dokumente

Mit dem FP2024.01 ist eine neue Funktion zur Hinterlegung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente realisiert worden. Im Grundsatz geht es dabei darum, dass auf Ebene von Dokumentarten definiert werden kann, dass die bei den Mitarbeitern hinterlegten Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.
An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass es sich empfiehlt diese Einrichtung gemeinsam mit unserer Beratung durchzuführen und die Dokumente vorab zu sichern, sodass ein Löschen durch eine ungewollte Fehleinstellung verhindert wird.
Die Hinterlegung der Aufbewahrungsfrist erfolgt in der Maske „Aktendefinition“ unter den Aktionen:

Bei der Auswahl des gewünschten Zeitraums kann zudem zunächst der Schalter „Echtlauf“ noch nicht gesetzt werden. Dann würde die Software eine Auswertung liefern, welche Dokumente durch diese Änderung gelöscht würden.

Unabhängig von der erstmaligen Zuordnung des Zeitraums würde die weitere Löschung im Alltag über einen regelmäßigen Job durchgeführt werden.
In der Aktendefinition kann für eine Dokumentart der Schalter „Pflege Bezugsdatum“ gesetzt werden. Damit wird beim Upload des Dokuments ein neues Feld zur Abfrage gestellt, wo das Bezugsdatum des Dokumentes erfasst wird. Das Bezugsdatum ist z.B. im Rahmen einer Abmahnung das Datum, wo die Abmahnung ausgeprochen wurde. Für die vorab im System vorhandenen Dokumente wurde das Bezugsdatum immer mit dem Upload-Datum der Datei belegt. Für die Löschung selbst ist immer das Bezugsdatum relevant.