Fahrzeugverwaltung

In der Fahrzeugverwaltung wurde insbesondere die Thematik eMobilität sowie das Thema Firmen-(e)Bike aufgenommen. Dazu haben sich sowohl Änderungen in der Fahrzeugliste, als auch der Zuordnung der Fahrzeuge ergeben. Einhergehend wurde auch ein eigener Bereich für Parameter geschaffen.

Die Parameter werden historisch gehalten. Der aktuelle Datensatz ist immer zu oberst in der Tabelle zu finden. Er ist daran zu identifizieren, dass im Feld „Gültigkeitsdatum“ kein Eintrag vorhanden ist. Sofern in diesen Datensatz gegangen wird, können Änderungen vorgenommen werden. Es wird bei Speicherung automatisch der „alte“ Satz mit „Gültigkeitsdatum“ gefüllt und abgespeichert. Die historischen Sätze können lediglich eingesehen - nicht mehr verändert - werden.

In den Parametern finden sich nun die folgenden Informationen:

Mehrwertsteuer: Die auf die Privatnutzung entfallende Umsatzsteuer kann auch in der Abrechnung ermittelt und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Es kann eine Lohnart angegeben werden, die entsprechend kontiert sein muss.

Anzahl Fahrten (pauschal): Bei der Anwendung der vereinfachten pauschalen Regelung wird in der Regel pauschal von 15 Fahrten pro Monat ausgegangen. Sollten Sie eine abweichende Regelung mit ihrem Finanzamt vereinbart haben, kann diese Regelung hier hinterlegt werden. (0,03%-Regelung)

Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte (Pauschale Versteuerung): Betrag in Euro für die pauschal zu versteuernden Kilometer (Vorsicht Pauschalsteuer! & Berücksichtigung der folgenden Felder!)

Bis KM: Bis zu welchem Kilometer der erste Euro-Satz für die „Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte (Pauschale Versteuerung)“ angewendet werden soll.

anschließend: Betrag in Euro für die pauschal zu versteuernden Kilometer die ab ersten Kilometer oberhalb der Grenze „Bis KM“ angewendet werden soll.

Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte (Pauschaler Prozentsatz): 0,03% Regelung - Sofern abweichende Vereinbarungen mit dem Finanzamt getroffen wurden, kann hier ein eine Änderung eingetragen werden.

Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte (Individueller Prozentsatz): 0,002% als Prozentsatz für individuellen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sofern nicht mit der pauschalen (Vereinfachenden) Regelung gearbeitet wird.

Lohnarten

Es müssen nicht alle Lohnarten mit dem Lohnartenstamm verknüpft werden. Sie sollen lediglich die spätere Zuordnung eines Fahrzeugs erleichtern. (Abweichende Eingaben von den Parametern sind weiterhin möglich)

• 1% Geldwerter Vorteil: Lohnart für den Sachbezug PKW
• Kilometer Wohnung-Arbeit (Pauschale Anzahl Fahrten): Lohnart für den Sachbezug für die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte bei Anwendung der 0,03%-Regelung.
• Kilometer Wohnung-Arbeit (Individuelle Fahrten): Lohnart für den Sachbezug von Einzelfahrten (mit Nachweis) zwischen Wohnung Arbeitsstätte bei Anwendung der 0,002%-Regelung.
• Kilometer Pauschale Versteuerung: Anzahl Kilometer zwischen Wohnung-Arbeitsstätte die pauschal versteuert werden. Der Betrag reduziert den Betrag der 0,03%-Regelung.
• Mehrwertsteuer: Über diese Lohnart kann auf die private Nutzung entfallende Umsatzsteuer ermittelt und abgerechnet werden. Als Basis wird der echte Bruttolistenpreis des Fahrzeugs verwendet und auf den Monat mit 1%-Regel heruntergerechnet. Anschließend folgt die pauschale Annahme der 80%-Regel auf die private Nutzung und wird mit dem Mehrwertsteuersatz kombiniert.
• Eigenanteil: „Geldwerter Nachteil“, der monatlich die Versteuerung reduziert.
• Eigenanteil variabel: „Geldwerter Nachteil“ der monatlich die Versteuerung reduziert, sich jedoch nicht fest hinterlegen lässt. Hierüber kann der Mitarbeiter Kosten und Belege erfassen.
• Leasing: „Geldwerter Nachteil“ den der Mitarbeiter selbst trägt.
• Abzug: Sofern nicht mit Folgelohnarten gearbeitet wird, werden über diese Lohnart Geldwerte Vor- und Nachteile zusammengenommen und zum Abzug gebracht.

In der Fahrzeugliste sind insbesondere die folgenden Änderungen zu beachten:

• Neben dem Fahrzeugtypen ist nun auch die Fahrzeugart auszuwählen. Hier wird zwischen Ottomotor, Dieselmoor, Plug-In-Hybrid, Elektrofahrzeug, E-Bike ⇐ 25 km/h, E-Bike > 25 km/h und dem normalen Fahrrad unterschieden. Da dieses Feld bislang nicht existent war, wurden alle Fahrzeug zunächst als Dieselfahrzeug gekennzeichnet. Hier sollten Sie entsprechende Fahrzeuge umsetzen!
• Bislang war das KFZ-Kennzeichen das Schlüsselfeld für die Zuordnung. Da dieses Feld jedoch zum einen für Fahrräder ungünstig war, aber auch durch die Möglichkeit des Beibehalts der Kennzeichen, vermehrt zu Problemen führte, wurde die Fahrzeugkennung eingeführt und das KFZ-Kennzeichen als Schlüsselfeld entfernt. Hinweis für Reisekostenkunden. Diese hatten ggf. ein Fahrzeug ohne Fahrzeugkennung. Dieses wurde auf die Fahrzeugkennung „DUMMY“ übertragen und muss bestehen bleiben!
• In Anhängigkeit zur Antriebsart des Fahrzeugs, des Anschaffungsjahres und natürlich des Brutto-Listenpreises schlägt HANSALOG Ihnen nun eine Bemessungsgrundlage für die Versteuerung und Verbeitragung des Fahrzeugs vor. Diesen Vorschlag müssen Sie bei allen bestehenden Fahrzeugen prüfen und ggf. übernehmen oder eine eigene Bemessungsgrundlage eintragen.

Nur wenn die Bemessungsgrundlage gefüllt ist, kann nach einer Zuordnung im Personalstamm auch eine entsprechende Lohnart gebildet werden.

Entsprechend der neuen Parameter und Daten in der Fahrzeugliste hat sich auch die Zuordnung der Fahrzeuge zum Mitarbeiter angepasst.

Im Mitarbeiter-Dashboard kann einer beliebigen Person ein Fahrzeug zugeordnet werden. Dies geschieht über den Button „Fahrzeuge“. Dieser inkludiert Fahrräder ebenso wie PKWs. Über die Funktion eines neuen Datensatzes öffnet sich die Maske Fahrzeuge pro Mitarbeiter und es muss die entsprechende Fahrzeugkennung eingegeben oder über den „Zoom“ ausgewählt werden.

Es werden nun die Daten aus der Fahrzeugliste geladen und stehen zur Verfügung.

Es ist hier das Gültig-Ab-Datum zu füllen. Sofern die Übergabe in die Dauerlohnarten nicht erfolgen soll, muss der Haken für die 1%-Regelung entfernt werden.

Auf dem zweiten Reiter finden sich dann die konkreten Übergaben an den Entgeltpart. Das System schlägt entsprechende Werte vor, die per Button übernommen werden können. Es handelt sich dabei um nicht bindende Vorschläge, Sie können diese jederzeit abändern. Die Basis für die Vorschläge ergeben sich aus der Bemessungsgrundlage zusammen mit den Entfernungskilometern. Die Bemessungsgrundlage wurde ebenfalls aus der Fahrzeugliste geladen.

Beachten Sie, dass die Werte wie auch die Lohnart zur Abrechnung in Ihrer Verantwortung liegen. Eine Prüfung per Einzelabrechnung ist dringend empfohlen.

Die in den Dauerlohnarten entstehenden Einträge sind mit der neuen Fahrzeugverwaltung fest mit dem Fahrzeug verknüpft. D.h. in den Dauerlohnarten können - anders als vor dem Featurepack 2021.01 - keine Änderungen vorgenommen werden.

Da bis zum Featurepack 2021.01 keine feste Zuordnung zwischen Fahrzeug, Mitarbeiter und Dauerlohnart existierte, werden mit dem Einspielen des Featurepacks auch keine Änderungen an den Dauerlohnarten vorgenommen. Sofern jedoch nun ein bestehender Datensatz in der Zuordnung „Fahrzeuge pro Mitarbeiter“ geöffnet wird, kann über Lohnarten laden und Vorschlag übernehmen diese Zuordnung angestoßen werden.

Im Anschluss müssen zwingend die alten Lohnarten aus den Dauerlohnarten gelöscht oder terminiert werden.