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Änderungsdokumentation FP2021.01

Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Änderungen aus dem FP2021.01.

Personalmanagement Grundmodul

Mitarbeiterstamm

E-Akte

  • Anbindung der Dokumentenmanagementsysteme Windream und Pro.File an die E-Akte zur Speicherung der Dokumente
  • Schnelles Einfügen kann für mehrere Dokumente gleichzeitig verwendet werden

Mailing

  • Dynamische Mails können über gültig ab und gültig bis Datum zeitlich eingeschränkt werden
  • neues Ereignis „Bewerbungen operatorgesteuert“ für einen flexiblen Mailversand an Bewerber
  • Ereignisbezogenes Mailing um Seminaranträge und Schulungsplan erweitert

Reisekosten

  • Erweiterung der Genehmigungsmail an den Vorgesetzten

Mit dieser Anpassung bekommt der Vorgesetzte die Möglichkeit in der Genehmigungsmail nicht nur die betroffene Abrechnung zu Genehmigen oder Abzulehnen, sondern auch über einen Link die Genehmigungsseite im Portal aufzurufen. Dort kann dann, nach Auswahl des Mitarbeiters und der Abrechnung, diese detailliert geprüft werden und auch eventuell angehängte Belege geöffnet werden. So ist eine Betrachtung der Abrechnung und aller zugehörigen Belege durch den Vorgesetzen möglich bevor diese die Abrechnung genehmigt.

Dieser Case ist der erste Schritt zur Umstellung der Schnittstellen auf moderne Dateiformate. In diesem Fall werden die Daten im JSON-Format (JavaScript Object Notation) ausgegeben. Dieses Format ist dadurch gekennzeichnet das es sowohl für Menschen einfach zu lesen ist als auch maschinell einfach zu analysieren und verarbeiten ist. Mit einem Folgecase wird dann die Übergabe der in eine XML-Struktur realisiert. Dabei wird die JSON-Ausgabe via XSLT in eine XML-Datei konvertiert.

  • Offene Anträge im Portal anzeigen

Mit dieser Erweiterung wird die, bislang nur für Reisen implementierte, Übersicht über offene Reisen auch für die Reiseanträge im Portal möglich. Mitarbeiter mit Sekretariatsberechtigung können so eine schnelle Übersicht über alle offenen Reiseanträge der ihnen zugeordneten Personen aufrufen.

  • Neue Zusatzeingabe: Auswahl eines Kreditors

Er wurde eine neue Zusatzbedingung implementiert, die die Auswahl eines Kreditors (spezieller Bereich im Mitarbeiterstamm) sowie einer Zahlungsreferenz (Rechnungs- oder Kundennummer) ermöglich. Damit ist das Auszahlen von unbar erfassten Hotelrechnungen via SEPA direkt an ein Hotel möglich. Diese Funktion kann für das Abrechnen von Seminar- oder Tagungskosten verwendet werden.

  • AD-Sammelerfassung: Es erfolgt nun eune automatische Zwischenspeicherung der Daten

Mit diesem Update werden im Mitarbeiterportal die erfassten Daten aus der AD-Sammelerfassung zwischengespeichert. Auf diese Weise werden auch Daten vor dem Speichern vor einem Verlust geschützt.

Über diese Funktionalität können die einzelnen Reiseabrechnungen inklusive der an die Reisen angehängten Belege als PDF in einem Transferverzeichnis bereitgestellt werden. Dabei wird erst die Abrechnung als Deckblatt gedruckt und dann die gescannten Belege entsprechend ihrer Reihenfolge im PDF zusammengeführt.

  • Vorbelegung Unterkonten 3-5 bei neuer Strecke

Durch diese Anpassung werden jetzt alle analytischen Konten aus der vorhergehenden Strecke als Vorbelegung in die neu angehängte Strecke übernommen. Bisher wurden nur die Kostenstelle und das Projekt übernommen.

  • Optimierung in Cachetabellen für schnelle Kommunikation zwischen Backend und Portal

Mit dem neuem Update können Sie ab sofort die Cachtabellen für eine schnelle Kommunikation zwischen Backend und Mitarbeiterportal aus dem Mitarbeiterportal heraus zu aktualisieren.

Fahrzeugverwaltung

Die Fahrzeugverwaltung wurde komplett überarbeitet. Hierbei ist insbesondere der Fokus auf der Integration zwischen den Fahrzeugen und dem Entgeltmodul gelegt worden. Darüber hinaus können z.B. nun Dokumente an Fahrzeuge angehängt werden. Details zur neuen Fahrzeugverwaltung finden Sie unter Fahrzeugverwaltung

Abwesenheits-/Urlaubsverwaltung

  • nicht mehr benötigte Abwesenheitsarten können nun inaktiv gesetzt werden und damit ausgeblendet
  • Bei der Übergabe in die zeitlichen Ereignisse gibt es neue DEÜV-Kürzel (60-63)
  • Neue Tabelle: zusätzliche Abwesenheiten pro Monat
  • Neue Funktion: es können mehrere (halbe) Abwesenheiten pro Tag erfasst werden
  • Neue Funktion: es kann der rechn. Eintritt als Basis für die Berechnung des Urlaubsanspruches verwendet werden

Mitarbeiterportal

  • Neue Version vom Kalender kann aktiviert werden: verbesserte Performance
  • Entscheidergruppen wurden erweitert
  • Es kann in der Abwesenheitsart ein Zeitraum wie lange rückwirkende Änderungen von Abwesenheitsanträgen erlaubt sind, eingestellt werden
  • neue Anmeldemöglichkeit: Registrierung und LDAP in Kombination
  • Abfrage eines Captcha bei Anmeldung und/oder Registrierung möglich
  • Erweiterung der Möglichkeiten bei der Registrierung: Vergabe des Kennwortes erst nach E-Mail Bestätigung und Abfrage von 3 Stellen der Sozialversicherungsnummer bei Registrierung
  • Integration mit HANSALOG-PZE ohne zusätzliche Anmeldung ermöglicht
  • Sortierung News angepasst, sodass neueste Datensätze oben stehen

Qualifikationen - Portal

  • der Mitarbeiter kann unter „Meine Daten“ seine eigenen Qualifikationen einsehen
  • es kann im Qualifikationsprofil eingestellt werden, wie lange die Qualifikationen noch über das Cockpit geändert werden dürfen
  • Die Gewichtung der Kriterien kann eingeblendet werden
  • Die Ergebnisse werden nun auch in Prozent dargestellt
  • Es kann in den „Parameter Qualifikationsprofile“ eine farbliche Markierung der Kriterien im Portal je nach Zielerreichung eingestellt werden

Bewerbermanagement

  • CV-Parsing ist nun auch nachträglich im Backend möglich, bisher war es nur im Bewerbungsformular
  • Beim E-Mail Versand gibt es nun eine Vorschau Funktion
  • Bewerbungen können nach „nächster Schritt“ sortiert werden
  • Übernahme vom Bewerber zum Mitarbeiter ordnet dem Mitarbeiter direkt die hinterlegte Stelle zu
  • neue Filterung für Talentpool/Reserve-Bewerbungen

Weitergabe Bewerbungen im Portal

  • Die Beurteilung der Bewerbung durch den Entscheider kann nun direkt den Bewerbungsworkflow ansteuern
  • Es können die Entscheider in der Bewerberaktion vorbelegt werden und müssen dann nicht mehr bei jeder Bewerbung manuell ausgewählt werden
  • Neue Funktion: Archiv. Den Entscheidern kann das Archiv Ihrer beurteilten Bewerbungen angezeigt werden - im Rahmen der DSGVO
  • im Verteiler wird der Kommentar der Entscheider nun direkt angezeigt

Seminarverwaltung im Portal

  • Es können zusätzliche Mailtexte hinterlegt werden
  • Im Schulungsplan werden weitere Informationen aus dem ausgewählten Seminarkatalog angezeigt
  • Bei der Seminaranmeldung kann eine Anmeldung auch aus der Details-Seite erfolgen

Management Cockpit

  • Erweiterung der Startseite um viele neue Elemente
  • Vorbelegung optimiert
  • Cockpit für „normale“ Anwender und Sekretariate verwendbar
  • Berechtigung Entgeltinfo nun in „Berechtigung Management Cockpit“ steuerbar

Feedback/Workflow

  • einfachere Ermittlung des Vorgesetzten, ohne zusätzliche Eingabe in Institutionen pro Mitarbeiter
  • Die Mails aus den Maßnahmen werden nun zentral über die E-Mail Vorlagen verwaltet
  • Erweiterung der Maßnahmenmails eine Auswahl des Empfängers der Platzhalter
  • Editor kann für HTML-Elemente verwendet werden
  • neue Abläufe können für Portal freigeschaltet werden, sodass Mitarbeiter/Vorgesetzte diese selbst starten können
  • Daten können aus vorherigem Fragebogen übernommen werden
  • Unter „ausgefüllte Fragebögen“ wird im Status „zu genehmigen“ nun auch der Genehmiger mit angezeigt

Stellenverwaltung

  • einer Stelle können nun informativ auch die benötigten Kompetenzen zugeordnet werden
  • ein beim Mitarbeiter erfasstes Austrittsdatum setzt auch das Endedatum in der Stellenbesetzung